GlossaireConfirméVie privée
Durée de conservation
Définition
La durée de conservation est la période pendant laquelle des données personnelles sont gardées pour un objectif déterminé, en tenant compte des besoins justifiés et des obligations applicables.
Dit autrement
Un dossier ne devrait pas rester indéfiniment dans tous les tiroirs. Son utilité et les obligations de l’organisme déterminent combien de temps il doit être gardé.
Un exemple
Un service supprime votre profil actif mais conserve certaines factures pour ses obligations comptables. Ces catégories de données ne suivent pas nécessairement la même durée.
La durée de conservation indique combien de temps des données sont gardées pour un objectif donné. Elle doit être justifiée et ne se résume pas toujours à la période pendant laquelle votre compte reste ouvert.
Comment ça marche
Les données peuvent être utilisées dans un dossier actif, puis conservées dans un espace d’archives à accès restreint pour répondre à un besoin déterminé. L’archivage ne doit pas devenir une façon de garder indéfiniment toutes les informations disponibles. Certaines catégories peuvent ensuite être supprimées ou rendues réellement anonymes.
La CNIL explique le cycle de conservation. Dans le cadre européen, la durée ou ses critères de détermination doivent être expliqués aux personnes. Une obligation légale peut justifier la conservation de certaines pièces, indépendamment de l’utilisation courante du compte.
Pourquoi c'est important pour vous
Une information ancienne peut être devenue inutile, inexacte ou plus sensible que vous ne le pensiez. La garder augmente aussi la quantité de renseignements susceptibles d’être exposés en cas d’incident. Vous pouvez demander pourquoi elle est encore nécessaire.
Lors de la fermeture d’un compte, distinguez les catégories concernées : profil, messages, achats et justificatifs. Le droit à l’effacement n’impose pas toujours le même résultat pour chacune. Demandez une explication précise plutôt qu’une promesse générale de suppression totale.
La leçon pour préparer un export et un effacement aide à récupérer ce qui vous est utile avant d’agir. Conservez également la réponse du service sur les informations maintenues et les raisons avancées. Cela permet de comprendre la portée réelle de la fermeture.
À ne pas confondre avec une sauvegarde personnelle
Votre copie de secours et les données conservées par un organisme sont des ensembles différents. Supprimer un document chez vous ne le retire pas nécessairement des serveurs du service. À l’inverse, une suppression chez le fournisseur ne détruit pas automatiquement votre export local.
La minimisation des données concerne surtout ce qu’il est nécessaire de recueillir et d’utiliser. La durée de conservation ajoute une question complémentaire : pendant combien de temps ce besoin reste-t-il justifié ?